8 dicas para reuniões efetivas

Homem sentando em uma reunião de negócios.

3 de Janeiro de 2024

Semana passada, estava conversando com um casal de amigos nosso sobre trabalho e a rotina.

Chegamos no assunto que todos sofremos: a reunião.

Todos nós trabalhamos com TI, o curioso foi ouvir o mesmo relato com palavras diferentes.

  • Reuniões são chatas;
  • Daily que demoram uma hora;
  • E o famoso “essa reunião poderia ser resolvida com um e-mail”.
Homem exausto com muitas reuniões em sua agenda.

Nesse artigo, irei mostrar alguns passos para tornar suas reuniões mais efetivas.

Por coincidência, estava lendo o Brevidade Inteligente (prometo escrever sobre ele), duas frases me chamaram atenção:

Três em cada quatro pessoas não receberam sequer um treinamento sobre reuniões.

Não é atoa que a maioria delas são péssimas. 90% das pessoas admitem ficar viajando na maionese e 72% fazem outras coisas durante a reunião.

POR QUE ISSO IMPORTA: reuniões são importantes para dar uma visão ampla de um problema ou alinhamento de expectativas, nada, além disso. Por isso, vou te dar algumas dicas importantes sobre como ter reuniões efetivas e que façam sentido.

Prepare o terreno das reuniões

Antes de pensar em criar uma reunião, se pergunte:

  • O assunto pode ser resolvido por e-mail?
  • Consigo alinhar via chat?

Se a resposta forem sim, sua reunião não precisa existir.

A pessoa que convoca a reunião deve definir o objetivo e uma pauta, no máximo 3 tópicos que devem ser incluídos no corpo do e-mail.

POR QUE ISSO IMPORTA: ninguém gosta de perder tempo em alinhamentos intermináveis e reuniões sem sentido. Estudos apontam que nosso nível de distração aumentou drasticamente e para retornar o foco em uma atividade anterior demora em torno de 20 minutos.

Nesse vídeo, Jim VandeHei, um dos fundadores da Brevidade Inteligente dá algumas dicas excelentes.

Defina a duração da reunião

O tempo de duração é essencial, reunião entre 30 minutos a uma hora tem a tendência de serem entediantes e chatas.

Opte por fazer em 20 minutos, ou seja, ousado, tente agendar micro reuniões de 5 a 10 minutos.

POR QUE ISSO IMPORTA: reuniões curtas dão a sensação que temos os objetivos bem definidos e claros em nossa mente, poupa tempo e todo mundo sai feliz.

Abra a reunião com o objetivo enviado por e-mail

Uma reunião que inicia com o objetivo e pauta da sensação de objetividade e praticidade. Quando isso acontece dá a sensação que todos estão no mesmo discurso. Além disso, conseguimos outros benefícios, como:

  • Maior engajamento das pessoas;
  • Sensação de conforto;
  • Segurança em expressar suas opiniões.

POR QUE ISSO IMPORTA: seja sincero comigo, reuniões e treinamentos longos são raros de prender nossa atenção, o nível de concentração do ser humano atualmente é de 8 segundos. Precisamos ser ágeis e usar o tempo de forma produtiva.

Deixe claro a importância da reunião

Nosso objetivo é otimizar o tempo de todos, por isso, deixe claro aos participantes a importância do tema tratado. Assim, todos saberão:

  • Suas responsabilidades;
  • Atuação do assunto;
  • Metas a serem cumpridas.

POR QUE ISSO IMPORTA: pessoas gostam de se sentir úteis, por isso, precisamos traçar objetivos claros. Se possível, corte jargões técnicos e linguajar corporativo. Fale de forma que cative a atenção do público.

Quais decisões precisam ser tomadas?

Pontue claramente o que você espera de cada um, assim, as pessoas irão assumir a responsabilidade de suas atividades. Isso facilita:

  • Acompanhamento dos resultados;
  • Aumenta o compromisso com o tema;
  • Pessoas se sentem parte do problema.

POR QUE ISSO IMPORTA: dar a sensação de pertencimento é um dos pontos chaves para a colaboração aumentar, por isso, ser conciso, claro e objetivo é essencial.

Conduza com foco e eficiência

Foque nos objetivos que foram definidos, caso alguém comece a viajar na maionese, corte educadamente, com um “assunto fora da pauta”.

As reuniões não precisam ser em um tom mórbido, traga leveza e bom humor.

Outro ponto, coloque uma pressão saudável, no sentido de mostrar as pessoas que esperar resultados e contamos com a colaboração dela.

POR QUE ISSO IMPORTA: uma reunião otimizada, bem humorada e concisa aumenta o engajamento e por consequência o comprometimento dos envolvidos.

Seja inclusivo

Permita às pessoas expressarem suas opiniões sobre o tema. Já presenciei algumas opiniões fantásticas com argumentos super inteligentes.

Algumas dicas, que podem ajudar:

  • Abra espaço para a discussão;
  • Peça a opinião dos caladinhos (geralmente tem ideias brilhantes).

POR QUE ISSO IMPORTA: ao se sentirem incluídas automaticamente elas ficam mais abertas e confiantes para emitir sua opinião sobre o tema discutido.

Faltando 2 minutos, encerre o papo

Nessa etapa temos alguns objetivos em mente:

  • Listar as conclusões da reunião;
  • Detalhar os passos seguintes;
  • Informar que irá enviar o e-mail com resumo da agenda.

Isso ajuda bastante as pessoas entenderem seu lugar na reunião e consequentemente assumir suas responsabilidades.

PORQUE ISSO IMPORTA: uma reunião curta, objetiva, focada não vira um peso para ninguém. Isso pode mudar o jogo radicalmente e facilitar a comunicação e eficácia do time.

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Resumindo os 8 pontos:

  • Defina a duração da reunião;
  • Abra com a frase enviada por e-mail;
  • Explique a importância da reunião;
  • Seja claro nas decisões;
  • Conduza o debate com foco e eficiência;
  • Seja inclusivo;
  • Finalize 2 minutos antes.

Após a reunião terminar, envie um resumo no formato de tópicos e ações que precisam ser feitas para os participantes.

Dessa forma, conseguimos ter uma reunião curta e objetiva.